オフィス・ビブラビの長尾です。ブログをご訪問いただき、ありがとうございます。
日本では主にスタッフとして経験を積んだ人が管理職になります。そこで管理の壁にぶつかります。
私は管理職の育成を支援する機会が多いです。ほとんどの管理職がスタッフとして経験もあり、十分に業務をこなしてきた人たちです。ところが管理職になった途端に、業務管理ができなくなる人が多いです。
今の管理職の多くはプレイングマネージャーです。自分自身も担当業務を持ちながら、部下の業務も管理しなくてはなりません。その情報量は格段に増えます。
多くの情報を扱うには、仕組みが必要です。情報を整理し、必要な情報を見やすくする仕組みです。自分一人に関係する情報ならば処理できたかもしれません。しかし処理しなくてはならない情報が一気に増えるのです。情報を処理する新たな仕組みを作らなければ管理できないのは当然です。
ところが、新たな仕組みを作る以前に、一プレーヤーの時から情報を管理する仕組みを持っていなかった人も少なくありません。記憶に頼り、頭の中だけで処理してきていたのです。一プレーヤーならばできていたかもしれませんが、何人もの部下も含めて管理しようとしても無理です。
記憶に頼って仕事をしてきた人にはメモなど記録を残す習慣もありません。記録することを習慣化することから始めなくてはなりません。
私は元々自分の記憶量には自信がありません。多くのタスクを並行して行う業務経験が長いので、記録して整理することが習慣化しています。そのおかげで、コンサルタントとして仕事をしている今、複数のクライアントと複数の案件を並行して扱っていても、業務をこなすことができています。
管理職に限らず、業務管理に課題を感じているのなら、記憶に頼らず、記録して情報を管理することを身につけてはいかがでしょうか？
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